II Edycja plebiscytu objęła zasięgiem niemal wszystkie instytucje samorządowe w Polsce. Warszawska Grupa Doradców Public Relations – organizator wydarzenia – wykluczyła z udziału tylko urzędy w 16 miastach wojewódzkich. Decyzję podjęliśmy po uwzględnieniu dysproporcji budżetu i zasobów logistycznych pomiędzy miastami takimi jak Gdańsk, Katowice, Poznań, czy Warszawa a np. Chorzele, Gryfice, czy Konstantynów Łódzki – powiedział Maurycy Seweryn – dyrektor ds. komunikacji społecznej w WGD PR. Dodał, że z tego powodu ze startu w I Edycji wyłączono urzędy znajdujące się w Warszawie. Dzięki temu zostały nagrodzone te urzędy miast, gmin i starostwa, które przy mniejszych środkach wykazały się ogromnym potencjałem i sumiennością w budowaniu relacji z mieszkańcami i dziennikarzami lokalnymi. Dobrze, że plebiscyt został zorganizowany w takiej konwencji i był skierowany również do mniejszych gmin. Dał bowiem szansę na pokazanie jak ważne jest komunikowanie się urzędu z mieszkańcami również w mniejszych miejscowościach. Dla mnie osobiście konkurs był potwierdzeniem, że komunikacja społeczna Urzędu Gminy Jabłonna jest dobrze oceniana – powiedział Pan Michał Smoliński – laureat w kategorii „Najlepszy Rzecznik na Mazowszu”.
Poprzednia edycja plebiscytu została zorganizowana w 2012. Pomimo że był to tylko pilotaż przed tegorocznym wydarzeniem, to wzięło w nim udział ponad 800 urzędów. Organizatorzy ograniczyli zasięg konkursu do Mazowsza. Głosowanie odbyło się w kilku kategoriach. Wybierano Prezydenta Roku (został nim były poseł – p. Andrzej Nowakowski z Płocka), Najlepszy Burmistrz Roku na Mazowszu (laureatem był „śpiewający burmistrz” – p. Grzegorz Benedykciński z Grodziska Mazowieckiego), Starosta Roku (niestety jedyna kobieta w gronie laureatów – p. Bogumiła Więckowska z Otwocka), Wójt Roku na Mazowszu (przedsiębiorczy i nowoczesny w kierowaniu urzędem – p. Paweł Kownacki z Wieliszewa). W 2012 roku głosy mogli oddać wyłącznie dziennikarze lokalni i obywatelscy. Dlatego WGD PR wprowadziło dodatkowe dwie kategorie. Przedstawiciele mediów na początku nominowali, a potem wybierali najlepszego ich zdaniem rzecznika prasowego na Mazowszu oraz najciekawszą stronę www, która stanowiła dobrą wizytówkę urzędu oraz ułatwiała mieszkańcom komunikację z włodarzami ich gminy. W każdej kategorii uhonorowano statuetkami i certyfikatami laureatów pierwszych trzech miejsc. Samorządowcom, którzy otrzymali miej głosów niż laureaci przyznano symboliczne wyróżnienia: tabliczki i certyfikaty (po 10 wyróżnień).
Kulminacją I Edycji Plebiscytu była gala, która odbyła się 31 maja 2012 roku w CK „Kopernika” w Warszawie pod patronatem Związku Miast Polskich i Polskiego Stowarzyszenia Public Relations. Plebiscyt „Urząd Przyjazny Mediom i Społeczeństwu” był pierwszą tego typu inicjatywą o zasięgu regionalnym na Mazowszu. Po raz pierwszy jury stanowili dziennikarze lokalni a udział w nim od początku był nieodpłatny. Między innymi dlatego w uroczystości uczestniczyło 3 prezydentów miast, 15 burmistrzów, 10 starostów i 32 wójtów i sekretarzy gmin. Nagrody wręczali przedstawiciele TVP, Regioportal.pl, Redakcji Samorządowej Polskiej Agencji Prasowej, RMF MAXX i największego portalu dziennikarstwa obywatelskiego -Wiadomości24.pl. W 2012 roku Pan Szymon Sikorski - Prezes Polskiego Stowarzyszenia Public Relations, na pytanie, czy warto podejmować takie inicjatyw, odpowiedział: Oczywiście, ponieważ w pracy urzędnika czy samorządowca na co dzień się nie zwraca uwagi na pewne kwestie, gdyż praca pochłania codzienność. Takie Plebiscyty mają za zadanie przypomnieć, albo na przykład zwrócić uwagę na nowe trendy i rozwiązania w komunikacji społecznej.
Ta przychylna obywatelom komunikacja społeczna urzędów, została uwzględniona podczas organizacji II Edycji Plebiscytu, ponieważ w 2014 roku nominować i głosować mogą nie tylko dziennikarze, ale również mieszkańcy. Do 9 maja br. na adres plebiscyt@wgd-pr.pl napłynęło ponad 1000 nominacji. Był to pierwszy etap selekcji. Już 5 marca br. WGD PR poinformowało wszystkie urzędy w kraju, które dysponowały adresem e-mail i co ważne odbierały swoją pocztę elektroniczną o rozpoczęciu plebiscytu. Organizatorzy nie zachęcali urzędów do zamieszczania informacji o plebiscycie na stronach internetowych i do informowania dziennikarzy lokalnych. W ten sposób wstępnie sprawdzono system komunikacji urzędu z mieszkańcami i mediami. Nominacje trafiają więc do tych urzędów, które potrafią komunikować się ze środowiskiem lokalnym.
Przed nami drugi etap plebiscytu. Przez cały czerwiec Warszawska Grupa Doradców PR będzie zbierała głosy od dziennikarzy i mieszkańców. Spośród nominowanych już we wrześniu zostanie wybranych 50 urzędów, które otrzymają indywidualizowaną, szklaną statuetkę o wadze ponad 1 kilograma. Wręczenie tak prestiżowych i cennych nagród jest możliwe dzięki największej w Europie firmie, która produkuje trofea okolicznościowe i sportowe – Tryumf ze Stalowej Woli.
(W najbliższym czasie na stronie www.wgd-pr.pl będzie przedstawiony sposób głosowania na poszczególne urzędy.)